AI är på väg att ta över dina kontorsprogram

Office-liknande produktivitetsverktyg står inför en stor förändring på grund av AI under det kommande året, när flera produkter och nya användargränssnitt snart lanseras, menar experter. Generativ AI och AI-agenter kommer att utgöra den första verkliga utmaningen på 30 år för etablerade produktivitetsverktyg som Microsoft 365 och Google Workspace, där en marknad värd 58 miljarder dollar står på spel, förutspår Gartner. De grundläggande funktionerna och gränssnitten i kontorsprogramvaran har förblivit nästan oförändrade sedan 1990-talet, även om programvaran har flyttat till molnet, men AI-verktyg kommer sannolikt att skaka om marknaden ännu mer, säger Joe Mariano, senioranalytiker i Gartners team för medarbetarupplevelse. – Vi pratar om Microsoft Office, Excel-kalkylblad och PowerPoint-presentationer som vi i princip har använt de senaste 30 åren eller så. Användarupplevelsen är fortfarande densamma. Tekniken och sättet man skapar dokument på är fortfarande detsamma. Att skapa nya dokument och annat innehåll kommer i allt högre grad att börja med att generativ AI får tillgång till enorma mängder innehåll och sammanställer det, snarare än att man börjar med ett tomt dokument, förutspår Gartner. Redigering kommer i allt högre grad att involvera AI för att skriva om innehåll, snarare än att författaren gör det manuellt. Nya skapandealternativ Medan produktivitetsprogramvara redan integrerar AI som assistenter i copilot-stil, kommer en andra våg av förändringar med en ny uppsättning tilläggsverktyg, liknande Grammarly, som kommer att tillföra ny funktionalitet till befintliga produkter, säger Mariano. Samtidigt kommer nya UX-alternativ att dyka upp, där röststyrning och gränssnitt som Googles Gemini Canvas ersätter traditionell tangentbordsstyrd inmatning, förutspår han. Gemini Canvas gör det till exempel möjligt för användare att generera kod med röstkommandon, skapa appar, spel och frågesporter baserade på research, samt generera och redigera text med hjälp av AI. – Istället för att skapa ett dokument i en specifik dokumentapp öppnar jag Canvas och kan börja bygga ett dokument där, eller arbeta med kod där, eller manipulera bilder i det utrymmet och ha en dialog med AI:n. Samtidigt har jag möjligheten att själv fysiskt göra ändringar i Canvas, säger Mariano. Cio:er bör vara flexibla Cio:er och andra it-chefer som ansvarar för att välja och driva sina organisationers produktivitetsprogramvaror bör ha ett öppet sinne för hur medarbetarna vill skapa dokument, kalkylblad, presentationsmaterial och annat innehåll, säger Mariano. – Vi närmar oss Star Trek: The Next Generation, där man bara säger ”Computer” och börjar prata. Jag råder många av våra kunder, även i dag, att börja använda mikrofonen för att föra samtal istället för tangentbordet. För som människor kan de flesta av oss prata snabbare än vi kan skriva. It-chefer måste vara mycket uppmärksamma på sina specifika användningsbehov när de utforskar andra alternativ för produktivitetsverktyg, säger Mariano. Organisationer har unika behov, och inte alla nya produktivitetsprodukter passar i varje situation. Dessutom kommer de stora aktörerna inte att försvinna, tillägger han. – En sak jag vill klargöra är att vi inte tror att Microsoft plötsligt kommer att gå i konkurs. Du har så mycket data i SharePoint OneDrive, och förväntningen är att du vill börja använda Microsoft, Amazon och Google som det datalagret, den ankare där all din data lagras. För att utnyttja de nya AI-verktygen på bästa sätt kommer cio:er också att vilja se till att deras organisationers data rensas upp och lagras på platser där AI:n kan komma åt den, menar han. – Det låter grundläggande, men vi måste se till att dessa tjänster har tillgång till rätt information och att vi prioriterar rätt integrationer och interoperabilitet, så att när du börjar implementera dessa gör du det på ett sådant sätt att du har integrationer direkt in i den data som de anställda behöver, säger Mariano. AI-driven samverkan Flera AI-experter ser samma trend mot nya produktivitetsverktyg. It-chefer bör vara redo att övergå till ett tankesätt där den centrala kontorssviten är ett AI-centrerat samarbetslager, med konversationsgränssnitt och AI-agenter som automatiserar arbetsflöden, säger Alix Gallardo, produktchef hos AI-assistentleverantören Invent. – I stället för statiska appar där människor klickar sig igenom menyer och manuellt flyttar information mellan verktyg, går vi mot konversationsbaserade arbetsytor där man helt enkelt beskriver vad man vill få gjort i naturligt språk och systemet sköter resten, säger hon. – Den förändringen kommer att göra produktivitetsverktyg mycket mer tillgängliga och kräva betydligt mindre manuellt arbete. Människor kommer att prata, skriva eller använda korta kommandon, precis som e-post och kalkylblad en gång omdefinierade kontorsarbetet. Samtidigt kommer produktivitetsverktyg att börja se mindre ut som en samling separata appar och mer som en delad arbetsyta där människor och AI kan samarbeta, säger Gallardo. – Man kommer inte att tänka i termer av ”öppna dokumentet, sedan uppgiftsappen, sedan CRM”. Man kommer att be arbetsytan att ”hämta de senaste siffrorna, skapa en sammanfattning redo för kunden och boka in en uppföljning”, och AI-agenter kommer att samarbeta med dig och dina kollegor för att få det gjort. Gallardo förutspår att nya aktörer kommer att dyka upp för att utmana ledarna inom kontorsproduktivitet, med Harvey, en AI för juridiska och professionella tjänster, och Perplexity Finance som tidiga exempel. Nya aktörer inom kontorsproduktivitet kommer att dyka upp med nya UX- och arbetsflödesfunktioner, förutspår Anthony E. Tuggle, från AI-integrationskonsultföretaget TAG US Worldwide. Samtidigt kommer stora plattformsaktörer som Microsoft, Google och OpenAI att bygga in kraftfulla AI-modeller i produktivitetssviter och förvärva eller samarbeta med kompletterande verktyg, tror han. It-chefer bör prioritera API-först-verktyg och noggrant utvärdera modellstyrning för att undvika leverantörsberoende, säger Tuggle. – Flexibiliteten gör det möjligt för företag att testa de bästa kombinationerna istället för att satsa allt på en enda leverantör. Vinnarna blir de som kombinerar sömlös AI, stark datakontroll och verkligt värde i arbetsflödet, inte bara flashiga generativa demos. Ledare kan behöva ompröva sitt sätt att se på AI för att säkerställa att tekniken förenklar komplext arbete och låter dem fokusera på att bättre leda människor, säger han. – Teknikledare måste gå bortom oron över dåliga integrationer och omfamna en människocentrerad AI-formel där teknik plus emotionell intelligens inte bara är lika med två, utan lika med tre, säger han. Värdeskapandeskiktet Medan vissa AI-experter ser en omfattande omvandling av användarupplevelsen för kontorsproduktivitetsverktyg, ser andra marknaden röra sig i en annan riktning. För många nuvarande användningsfall ger det befintliga gränssnittet för kontorsprogram användarna mer kontroll och precision än chattbaserad AI, säger Olli Salo, grundare av Skimle, en AI-driven plattform för analys av kvalitativ data. Men nya kontorsverktyg kommer att göra det möjligt för AI att förändra hur användarna interagerar med manuellt skapade dokument och ge användarna möjlighet att analysera och visualisera mönster i stora datamängder, säger han. – Jag skulle fundera på vilka nya typer av kunskap som kan skapas med hjälp av LLM:er. AI kan förstå text och innebörd och öppnar nya vägar för att förstå och strukturera kvalitativ data i stor skala. Salo ser nya aktörer komma in på marknaden, där vinnarna kommer att göra det enklare för användarna att utföra sina uppgifter. – AI representerar en ny era för konkurrensen, och korten delas ut på nytt. Av förståeliga skäl har de gamla Microsoft Office-produkterna inte riktigt utvecklats på ett decennium, och deras AI Copilot-satsningar har varit halvhjärtade. Så även om format som .docx, .xls och .pptx kanske kvarstår, sker värdeskapandet på en annan nivå.